- Ab 2025 gilt eine neue Umsatzgrenze: 25.000 € im Vorjahr, 100.000 € im laufenden Jahr – im Gründungsjahr gilt allein die Grenze von 25.000 €
- Als Kleinunternehmer weisen Sie keine Umsatzsteuer aus und führen diese auch nicht ab – das vereinfacht die umsatzsteuerliche Behandlung
- Keine Umsatzsteuererklärung mehr seit 2024; E-Rechnungen müssen Sie aber empfangen können
- Kein Vorsteuerabzug möglich – bei hohen Betriebsausgaben ein echter Nachteil
- Besonders oft sinnvoll bei privaten Endkunden; im B2B-Bereich sollte die Entscheidung genauer geprüft werden
- Ein freiwilliger Wechsel zur Regelbesteuerung ist möglich, bindet aber in der Regel für 5 Kalenderjahre
Grundlagen
Was ist die Kleinunternehmerregelung überhaupt?
Die Kleinunternehmerregelung ist eine Sonderregelung im deutschen Umsatzsteuergesetz (§ 19 UStG). Sie erlaubt es Selbstständigen mit niedrigem Umsatz, keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen auszuweisen und auch keine abzuführen. Das vereinfacht insbesondere die umsatzsteuerliche Behandlung und reduziert den laufenden Verwaltungsaufwand.
Im Gegenzug entfällt aber auch der Vorsteuerabzug: Wer als Kleinunternehmer Leistungen oder Anschaffungen mit Umsatzsteuer einkauft, kann die darin enthaltene Vorsteuer grundsätzlich nicht geltend machen.
Was ist ein Kleinunternehmer?
Ein Kleinunternehmer nach § 19 UStG ist ein Unternehmer, dessen Gesamtumsatz die gesetzlichen Umsatzgrenzen nicht überschreitet – egal ob Gewerbetreibender, Freiberufler oder nebenberuflich Selbstständiger. Seit dem 1. Januar 2025 ist die Regelung als echte Umsatzsteuerbefreiung (Kleinunternehmer-Umsätze sind steuerfrei) ausgestaltet. Bis Ende 2024 wurde die Umsatzsteuer lediglich „nicht erhoben“. Im Alltag bedeutet das: keine Umsatzsteuer auf der Rechnung, keine Umsatzsteuervoranmeldungen und seit dem Besteuerungszeitraum 2024 auch keine Umsatzsteuerjahreserklärung.
Umsatzgrenzen
Kleinunternehmer-Grenze 2025 und 2026: die Umsatzgrenzen
Durch eine Reform des Umsatzsteuergesetzes gelten seit dem 1. Januar 2025 deutlich höhere Grenzen. Das kann für viele Selbstständige eine spürbare Erleichterung sein.
| Umsatzgrenze Kleinunternehmer | Alte Grenze | Neue Grenze (ab 2025) |
|---|---|---|
| Vorjahresumsatz (Voraussetzung) | max. 22.000 € | max. 25.000 € |
| Gründungsjahr | voraussichtlich max. 22.000 € (auf das Jahr hochgerechnet) | max. 25.000 €, ohne Umsatzprognose |
| Umsatz im laufenden Jahr | voraussichtlich max. 50.000 € | max. 100.000 € |
| Bei Überschreitung der Jahresgrenze | Wechsel ab Folgejahr | Wegfall der Kleinunternehmerregelung ab dem Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird |
Die Kleinunternehmer-Grenze 2026 ist dieselbe wie die Kleinunternehmer-Grenze 2025: Maßgeblich sind 25.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr. Gerechnet wird mit den vereinnahmten Netto-Entgelten – also mit Ihren Einnahmen, nicht mit dem Gewinn.
Umsatzgrenze im Gründungsjahr
Wer sich neu selbstständig macht, hat keinen Vorjahresumsatz. Im Gründungsjahr gilt deshalb allein die Grenze von 25.000 €: Überschreitet der tatsächliche Gesamtumsatz diese Grenze nicht, gilt die Kleinunternehmerbefreiung, sofern Sie nicht darauf verzichten. Eine Umsatzprognose und eine Hochrechnung auf das volle Kalenderjahr sind seit 2025 nicht erforderlich. Bereits der gesamte Umsatz, mit dem die 25.000-€-Grenze überschritten wird, und die nachfolgenden Umsätze unterliegen den allgemeinen Umsatzsteuerregeln – nicht nur der übersteigende Teil.
Was passiert, wenn ich als Kleinunternehmer mehr als 25.000 Euro Umsatz mache?
Das hängt davon ab, in welchem Jahr die Grenze überschritten wird:
- Vorjahr über 25.000 €: Im laufenden Jahr ist die Kleinunternehmerregelung ausgeschlossen – es gilt die Regelbesteuerung.
- Laufendes Jahr über 25.000 € bis einschließlich 100.000 € (kein Gründungsjahr): Bei höchstens 25.000 € Vorjahresumsatz gilt die Regelung für dieses Jahr weiter, im Folgejahr aber nicht mehr.
- Laufendes Jahr über 100.000 €: Bereits der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, ist steuerpflichtig.
- Gründungsjahr über 25.000 €: Bereits der gesamte Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, und die nachfolgenden Umsätze unterliegen den allgemeinen Umsatzsteuerregeln.
Die früher oft genannte Grenze von 22.000 Euro gilt seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr.
Vorteile & Nachteile
Vorteile und Nachteile – ehrlich abgewogen
Die Kleinunternehmerregelung bringt Vorteile, hat aber auch klare Grenzen. Ob sie sinnvoll ist, hängt stark vom Geschäftsmodell, den Kunden und den geplanten Ausgaben ab.
- Keine Umsatzsteuervoranmeldungen und seit 2024 keine Umsatzsteuerjahreserklärung
- Rechnungen einfacher erstellen ohne Steuerausweis
- Preisvorteile gegenüber Privatkunden können leichter darstellbar sein
- Weniger Bürokratie und deutlich weniger Aufwand
- Einfacherer Start für nebenberufliche oder kleine Selbstständigkeiten
- Kein Vorsteuerabzug auf eingekaufte Leistungen und betriebliche Anschaffungen
- Fehlender Vorsteuerabzug ist für Geschäftskunden aus Ihrer Rechnung oft ein Nachteil
- Unerwarteter Statuswechsel droht bei schnellem Wachstum
- 5 Jahre Bindung beim Wechsel zur Regelbesteuerung
Für wen geeignet
Für wen lohnt es sich wirklich?
Entscheidend sind vor allem Ihre Kundenstruktur, Ihre Betriebsausgaben und die Frage, wie stark Ihr Umsatz voraussichtlich wachsen wird.
| Situation | Empfehlung | Begründung |
|---|---|---|
| Hauptsächlich Privatkunden (B2C) | Kleinunternehmer | Wenn Sie an Privatkunden verkaufen, kann der fehlende Umsatzsteuerausweis preislich ein Vorteil sein |
| Hauptsächlich Firmenkunden (B2B) | Regelbesteuerung | Für Geschäftskunden ist der fehlende Vorsteuerabzug aus Ihrer Rechnung häufig ein Nachteil |
| Hohe eigene Betriebsausgaben (Equipment, Büro, Software) | Regelbesteuerung | Der mögliche Vorsteuerabzug kann bei höheren Ausgaben ein relevanter Vorteil sein |
| Nebenberufliche Selbstständigkeit mit geringem Umsatz | Kleinunternehmer | Weniger Verwaltungsaufwand – oft eine sinnvolle Lösung für den Start mit kleinen Umsätzen |
| Starkes Wachstum erwartet | Abwägen | Bei starkem Wachstum wird ein Wechsel zur Regelbesteuerung oft absehbar |
Kurz gesagt: Die Kleinunternehmerregelung eignet sich am besten für Selbstständige mit kleinen Umsätzen, privaten Endkunden und geringen Betriebsausgaben. Wer dagegen vor allem Firmen bedient oder viel investiert, sollte die Regelbesteuerung zumindest sorgfältig gegenrechnen.
Anmeldung
Kleinunternehmer anmelden: So beantragen Sie die Regelung
Ein eigenes Antragsformular gibt es nicht. Wer die Kleinunternehmerregelung beantragen möchte, macht das über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, den Selbstständige nach Aufnahme ihrer Tätigkeit an das Finanzamt übermitteln – in der Regel online über ELSTER.
- Gewerbe anmelden (falls nötig): Gewerbetreibende melden ihr Gewerbe beim Gewerbeamt an. Freiberufler brauchen keine Gewerbeanmeldung.
- Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen: Innerhalb eines Monats nach Beginn der Tätigkeit elektronisch über ELSTER an das Finanzamt senden.
- Kleinunternehmerregelung angeben: Im Fragebogen erklären Sie, dass Sie die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwenden. Im Gründungsjahr gilt dafür die Grenze von 25.000 €.
- Steuernummer abwarten und Rechnungen vorbereiten: Die Steuernummer vom Finanzamt gehört – ebenso wie der Hinweis auf die Steuerbefreiung – auf Ihre Rechnungen.
PV-Anlage: Kleinunternehmerregelung und steuerliche Erfassung
Für Lieferung und Installation bestimmter Photovoltaikanlagen gilt seit 2023 der Nullsteuersatz nach § 12 Abs. 3 UStG. Wer ausschließlich eine solche begünstigte PV-Anlage betreibt und die Kleinunternehmerregelung anwendet, muss grundsätzlich keinen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung einreichen – vorausgesetzt, der Betrieb beschränkt sich auf Anlagen, die nach § 3 Nr. 72 EStG begünstigt sind, und die Tätigkeit wurde ab dem 1. Januar 2023 aufgenommen. Das Finanzamt kann den Fragebogen im Einzelfall dennoch anfordern.
Rechnung
Rechnung als Kleinunternehmer: Pflichtangaben & Hinweis
Kleinunternehmer dürfen in ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer gesondert ausweisen. Wer es trotzdem tut, schuldet den ausgewiesenen Betrag nach § 14c UStG. Seit 2025 gelten vereinfachte Anforderungen nach § 34a UStDV. Die Rechnung muss mindestens enthalten:
- vollständigen Namen und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden
- Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistung
- das Entgelt in einer Summe
- einen Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt
- bei Abrechnung durch den Kunden oder einen von ihm beauftragten Dritten die Angabe „Gutschrift“
Kleinunternehmerregelung § 19 UStG: Formulierung auf der Rechnung
Eine feste Pflichtformulierung schreibt das Gesetz nicht vor – entscheidend ist ein klarer Hinweis auf die Steuerbefreiung. Eine passende Formulierung ist:
Formulierungen wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ stammen noch aus der Zeit vor der Reform. Da Kleinunternehmer-Umsätze seit 2025 steuerfrei sind, passt der ausdrückliche Hinweis auf die Steuerbefreiung besser. Tipp für jede Rechnung: Kleinunternehmer sollten die Formulierung fest in ihre Vorlage übernehmen. Alle weiteren Details lesen Sie in unserem Ratgeber Rechnung schreiben.
Verzugszinsen und Mahnkosten sind nicht umsatzsteuerbar. Wie Sie sie berechnen und eine Mahnung formulieren, lesen Sie im Ratgeber Mahnung schreiben und Verzugszinsen berechnen.
E-Rechnung: Kleinunternehmer müssen empfangen, aber nicht ausstellen
Seit dem 1. Januar 2025 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können – dafür genügt ein E-Mail-Postfach. Die Rechnungen sollten lesbar und digital archiviert werden. Vom Ausstellen von E-Rechnungen sind Kleinunternehmer dagegen nach § 34a UStDV ausgenommen: Papier- oder PDF-Rechnungen bleiben erlaubt. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto sind ohnehin von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Mehr zu Fristen und Formaten: E-Rechnung-Pflicht 2027.
Steuern
Steuern als Kleinunternehmer: Umsatzsteuer, Einkommensteuer & Gewerbesteuer
Die Kleinunternehmerregelung befreit nur von der Umsatzsteuer. Welche Steuererklärung Kleinunternehmer trotzdem abgeben müssen, hängt von Tätigkeit und Gewinn ab.
Umsatzsteuererklärung: Kleinunternehmer sind seit 2024 befreit
Früher mussten auch Kleinunternehmer jedes Jahr eine Umsatzsteuererklärung einreichen. Seit dem Besteuerungszeitraum 2024 entfällt diese Pflicht grundsätzlich; auch Umsatzsteuervoranmeldungen sind grundsätzlich nicht erforderlich. Ausnahmen gelten insbesondere für Fälle nach § 18 Abs. 4a UStG, etwa Reverse-Charge-Steuer oder steuerpflichtige innergemeinschaftliche Erwerbe, sowie bei einer gesonderten Aufforderung des Finanzamts. Überschreiten Sie die Grenzen oder verzichten Sie auf die Regelung, gelten wieder die allgemeinen Erklärungspflichten.
Einkommensteuer, EÜR und Gewerbesteuer
- Einkommensteuer: Kleinunternehmer zahlen Einkommensteuer auf ihren Gewinn – nicht auf den Umsatz. Die Einkommensteuererklärung bleibt Pflicht.
- EÜR: Kleinunternehmer, die als Einzelunternehmer oder Freiberufler arbeiten, ermitteln ihren Gewinn in der Regel mit der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Weil kein Vorsteuerabzug möglich ist, gehört die gezahlte Umsatzsteuer auf Einkäufe zu den Kosten.
- Gewerbesteuererklärung: Kleinunternehmer mit Gewerbe (Einzelunternehmen, Personengesellschaften) müssen sie abgeben, wenn der Gewerbeertrag den Freibetrag von 24.500 € übersteigt. Freiberufler unterliegen nicht der Gewerbesteuer.
Wie viel darf ich als Kleinunternehmer steuerfrei verdienen? Die 25.000-€-Grenze ist keine Einkommensgrenze, sondern betrifft nur Umsatz und Umsatzsteuer. Einkommensteuerfrei bleibt das zu versteuernde Einkommen bis zum Grundfreibetrag – 2026 sind das 12.348 €.
EU-Kleinunternehmerregelung (§ 19a UStG)
Seit 2025 können deutsche Kleinunternehmer unter bestimmten Voraussetzungen auch die Kleinunternehmerregelungen anderer EU-Staaten nutzen. Voraussetzung ist unter anderem, dass der Gesamtumsatz in der EU im Vorjahr und im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt; zusätzlich gelten die nationalen Grenzen des jeweiligen Mitgliedstaats. Der Antrag läuft ausschließlich über das Online-Portal des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt). Teilnehmer erhalten eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer und melden ihre EU-Umsätze vierteljährlich – bis zum 30. April, 31. Juli, 31. Oktober und 31. Januar.
Wechsel
Wie funktioniert der Wechsel?
Der Wechsel zur Regelbesteuerung kann freiwillig erfolgen oder automatisch eintreten, wenn die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung entfallen. Wer freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet, ist an diese Entscheidung grundsätzlich fünf Kalenderjahre gebunden.
Vorsteuer beim Wechsel: Für Leistungen, die Sie noch als Kleinunternehmer beziehen, ist vor dem tatsächlichen Übergang kein Vorsteuerabzug möglich – auch wenn Sie diese später für vorsteuerabzugsberechtigende Umsätze nutzen wollen. Das gilt auch für Voraus- und Anzahlungsrechnungen. Beim tatsächlichen Übergang kann eine Vorsteuerberichtigung zu Ihren Gunsten nach § 15a UStG unter Beachtung der Bagatellgrenzen des § 44 UStDV möglich sein. Beim umgekehrten Wechsel kann eine Berichtigung zu Ihren Lasten erforderlich werden.
- Entscheidung treffen und dokumentieren: Prüfen Sie, ob die Umsatzgrenzen überschritten wurden oder ob ein freiwilliger Wechsel sinnvoll ist. Halten Sie den maßgeblichen Zeitpunkt sauber fest.
- Finanzamt informieren: Wenn Sie freiwillig zur Regelbesteuerung wechseln möchten, erklären Sie den Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung formlos gegenüber dem Finanzamt, zum Beispiel über ELSTER. Möglich ist das bis zum letzten Tag des Monats Februar des übernächsten Kalenderjahres – für 2026 also bis Ende Februar 2028.
- Umsatzsteuer-Pflichten einrichten: Ab Regelbesteuerung gelten die allgemeinen Umsatzsteuerpflichten. Dazu können je nach Fall Voranmeldungen, korrekte Steuerausweise auf Rechnungen und angepasste Buchungsprozesse gehören.
- Rechnungsvorlagen anpassen: Neue Rechnungen müssen ab Regelbesteuerung die Umsatzsteuer korrekt ausweisen. Auch Buchhaltung, Vorlagen und Abläufe sollten rechtzeitig angepasst werden.
Checkliste
Checkliste: Sind Sie Kleinunternehmer?
Bevor Sie den Status beantragen oder beibehalten, prüfen Sie diese Punkte:
- Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr lag bei höchstens 25.000 € – im Gründungsjahr bleibt er bei höchstens 25.000 €
- Sie erwarten im laufenden Kalenderjahr keinen Umsatz, der die 100.000-€-Grenze überschreitet
- Ihre Kunden sind überwiegend Privatpersonen oder der fehlende Vorsteuerabzug ist im Kundenkreis kein relevanter Nachteil
- Ihre betrieblichen Ausgaben mit Vorsteuer sind eher gering
- Es ist kein starkes Wachstum absehbar, das die 100.000-€-Grenze im laufenden Jahr gefährdet
- Ihre Rechnungen enthalten einen klaren Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG
Unser Fazit
Fazit: Wann sich die Kleinunternehmerregelung lohnt
Die Kleinunternehmerregelung ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie mit kleinen Umsätzen starten, nur wenige laufende Kosten haben und überwiegend an Privatkunden verkaufen. Weniger geeignet ist sie häufig bei hohen Investitionen, schnellem Wachstum oder einem klaren B2B-Fokus. Wer unsicher ist, sollte die Entscheidung vorab steuerlich einordnen lassen – besonders bei Investitionen, B2B-Kunden oder geplantem Wachstum.
Häufige Fragen zur Kleinunternehmerregelung
Auch für Kleinunternehmer sinnvoll: ein separates Geschäftskonto
Auch ohne Umsatzsteuerausweis kann ein getrenntes Geschäftskonto sinnvoll sein: Buchhaltung, Zahlungseingänge und Steuerunterlagen bleiben klarer getrennt.
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