Rechnung schreiben als Selbstständiger 2026: Alle Pflichtangaben auf einen Blick

Warum eine korrekte Rechnung so wichtig ist

Eine Rechnung ist mehr als ein Zahlungsauftrag. Sie ist ein steuerrechtliches Dokument – und wenn sie nicht stimmt, kann das gleich mehrere Probleme auslösen: Ihr Kunde kann keine Vorsteuer abziehen, das Finanzamt erkennt die Rechnung nicht an, oder die Zahlung verzögert sich durch Rückfragen und Korrekturen.

Gerade für Gründer ist das oft neu: Selbst wenn Leistung und Preis stimmen, muss die Rechnung formal korrekt sein. Formfehler können im Einzelfall dazu führen, dass Rechnungen korrigiert werden müssen oder steuerliche Rückfragen entstehen.

Rechnung: Pflichtangaben laut § 14 UStG

Wer eine Rechnung schreiben will, braucht vor allem die richtigen Angaben. Für Rechnungen über 250 € gelten die vollständigen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € vereinfachte Anforderungen. Die wichtigsten Pflichtangaben (Rechnung über 250 €) im Überblick – weiter unten sehen Sie sie direkt am Beispiel einer Musterrechnung:

Je nach Fall zusätzlich Pflicht: bei steuerfreien Umsätzen ein Hinweis auf die Steuerbefreiung, bei Reverse Charge die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, bei im Voraus vereinbarten Entgeltminderungen wie Skonto ein Hinweis wie „2 % Skonto bei Zahlung bis …“ und bei Abrechnung durch den Kunden das Wort „Gutschrift“ und bei steuerpflichtigen Grundstücksleistungen an Privatkunden ein Hinweis auf deren zweijährige Aufbewahrungspflicht.

Rechnungsnummer: fortlaufend, einmalig – und wie man sie abkürzt

Die fortlaufende Rechnungsnummer muss die Rechnung eindeutig identifizieren und darf nur einmal vergeben werden. Eine lückenlose Abfolge ist nach Abschnitt 14.5 Abs. 10 UStAE nicht zwingend, und Sie dürfen mehrere Nummernkreise bilden – etwa pro Jahr oder pro Geschäftsbereich. Wer eine Rechnungsnummer erstellen möchte, fährt mit einem festen Schema aus Kürzel, Jahr und laufender Zahl gut, zum Beispiel RE-2026-001, RE-2026-002 usw.

Rechnungsnummer-Abkürzung: Gesetzlich ist keine Abkürzung vorgeschrieben. Üblich sind „Rg.-Nr.“, „Re.-Nr.“ oder „RNr.“. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brauchen keine Rechnungsnummer.

Kleinbetragsrechnung 2026: Pflichtangaben bis 250 €

Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 € brutto nicht übersteigt, gelten erleichterte Regeln nach § 33 UStDV. An der Grenze hat sich gegenüber der Kleinbetragsrechnung 2025 nichts geändert. Für die Kleinbetragsrechnung: Pflichtangaben sind nur

• vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers,
• Ausstellungsdatum,
• Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung,
• Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe,
• Steuersatz oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung.

Name und Anschrift des Kunden, Steuernummer und Rechnungsnummer sind bei Kleinbetragsrechnungen nicht erforderlich.

Rechnung schreiben: Vorlage und Muster mit allen Pflichtangaben

Theorie ist gut – ein konkretes Beispiel ist besser. Hier sehen Sie eine Musterrechnung mit allen Pflichtangaben, markiert nach den nummerierten Feldern aus der Tabelle oben. Sie können den Aufbau als Rechnungsvorlage für Word, Excel oder Ihr Rechnungsprogramm übernehmen.

Kopierbare Rechnungsvorlage für Word, Google Docs oder E-Mail

Das folgende Muster lässt sich direkt kopieren und in ein Textprogramm einfügen. Ersetzen Sie alle Angaben in eckigen Klammern und entfernen Sie nicht benötigte Varianten. Für eine verpflichtende E-Rechnung übertragen Sie dieselben Inhalte anschließend in ein Programm, das XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt.

Praktische Beispiele für eine eindeutige Leistungsbeschreibung

Die häufigsten Fehler – und wie Sie sie vermeiden

Gründer machen bei Rechnungen immer wieder dieselben Fehler. Hier sind die fünf häufigsten – damit Ihnen das nicht passiert.

Rechnung schreiben als Kleinunternehmer, im Kleingewerbe, als Freiberufler oder Privatperson

Rechnung schreiben als Kleinunternehmer

Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen keine Umsatzsteuer gesondert ausweisen. Seit 2025 genügt für sie eine vereinfachte Rechnung nach § 34a UStDV. Pflicht sind Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, das Entgelt in einer Summe und der Hinweis auf die Steuerbefreiung. Mehr zu Grenzen und Pflichten lesen Sie im Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung 2026.

Kleingewerbe: Rechnung schreiben mit oder ohne Umsatzsteuer

„Kleingewerbe“ ist kein steuerlicher Begriff, sondern beschreibt ein Gewerbe ohne kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb. Wer im Kleingewerbe Rechnungen schreibt, muss daher prüfen, ob die Kleinunternehmerregelung angewendet wird: Nur dann enthält die Rechnung keine Umsatzsteuer, sondern einen Hinweis auf die Steuerbefreiung. Andernfalls gelten die vollständigen Pflichtangaben mit Umsatzsteuerausweis.

Freiberufler: Rechnung schreiben ohne Gewerbe

Freiberufler brauchen keine Gewerbeanmeldung, für ihre Rechnungen gelten aber dieselben Regeln wie für Gewerbetreibende. Auch Freiberufler nutzen die Pflichtangaben nach § 14 UStG oder – als Kleinunternehmer – die vereinfachte Variante. Die Musterrechnung oben stammt von einem freiberuflichen Webentwickler und eignet sich daher direkt als Vorlage für Freiberufler.

Rechnung schreiben als Privatperson

Verkaufen Sie gelegentlich privat etwas, zum Beispiel gebrauchte Möbel, sind Sie kein Unternehmer. Eine formlose Rechnung oder Quittung mit Namen, Datum, Gegenstand und Betrag reicht dann aus, eine Steuernummer brauchen Sie nicht. Wichtig: Keine Umsatzsteuer ausweisen – wer das ohne Berechtigung tut, schuldet den Betrag nach § 14c UStG. Wer dagegen nachhaltig Leistungen gegen Entgelt erbringt, ist Unternehmer im Sinne von § 2 UStG und muss seine Tätigkeit beim Finanzamt anmelden.

Welcher Rechnungstyp ist Pflicht? PDF, E-Rechnung & Co.

Nicht jede Rechnung ist gleich. Ob ein einfaches PDF ausreicht oder ein strukturiertes elektronisches Format erforderlich ist, hängt davon ab, an wen Sie die Rechnung stellen.

Was ist eine E-Rechnung genau?

Eine E-Rechnung ist kein gescanntes Dokument und kein normales PDF – sie enthält einen strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz (XML). Die gängigsten Formate in Deutschland sind:

E-Rechnung erstellen: So geht's

Als E-Rechnung gelten strukturierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL). Eine E-Rechnung erstellen Sie am einfachsten mit einem Rechnungsprogramm, das diese Formate unterstützt. Wer nur wenige Rechnungen schreibt, kann kostenlos starten: Der Gratis-Tarif von sevDesk erlaubt drei Rechnungen pro Monat inklusive ZUGFeRD und XRechnung. Alle Fristen und Formate erklärt unser Ratgeber zur E-Rechnung-Pflicht.

Rechnung erstellen: Schritt für Schritt zur ersten Rechnung

Sie schreiben Ihre erste Rechnung? Hier ist der komplette Ablauf – von der Vorbereitung bis zur Ablage.

1. Vorlage oder Tool wählen: Word- oder Excel-Vorlagen können für den Start funktionieren, sind aber vergleichsweise fehleranfällig. Viele Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme prüfen Pflichtfelder automatisch und unterstützen bei der systematischen Nummernvergabe.
2. Alle Pflichtfelder ausfüllen: Gehen Sie die 10 Punkte aus der Tabelle oben durch. Besonders wichtig: Steuernummer nicht vergessen, Leistungsdatum separat vom Rechnungsdatum eintragen.
3. Rechnungsnummer vergeben: Legen Sie ein festes Schema fest und verwenden Sie es konsequent. Empfehlung: RE-JJJJ-NNN (z.B. RE-2026-001). Führen Sie eine einfache Liste – auch stornierte oder übersprungene Nummern sollten nachvollziehbar dokumentiert werden.
4. Zahlungsziel klar benennen: Vermeiden Sie unklare Formulierungen wie „zahlbar sofort“ ohne konkretes Datum. Formulieren Sie konkret: „Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum [Datum].“ Üblich sind klare Zahlungsziele mit konkretem Datum. Welche Frist sinnvoll ist, hängt vom Kunden und vom Geschäftsmodell ab.
5. Versenden und archivieren: Nutzen Sie Papier oder ein PDF mit Zustimmung des Empfängers, soweit keine E-Rechnung vorgeschrieben ist. Bei bestehender E-Rechnungspflicht versenden Sie ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD. Legen Sie gleichzeitig eine Kopie ab – zum Beispiel in einer sauberen Ordnerstruktur nach Jahr und Monat oder direkt im Buchhaltungssystem.
6. Zahlungseingang überwachen: Prüfen Sie offene Rechnungen regelmäßig. Bleibt eine Zahlung nach Fälligkeit aus, ist eine zeitnahe und freundliche Zahlungserinnerung sinnvoll. Wie Sie Einnahmen und Ausgaben für die Gewinnermittlung erfassen, erklärt unser Ratgeber zur Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) mit kostenloser Excel-Vorlage.

Zahlt der Kunde nicht: Unser Ratgeber zeigt, wie Sie eine Zahlungserinnerung und Mahnung schreiben – mit Fristen, Verzugszinsrechner und kostenlosen Word-Vorlagen.

Rechnung schreiben: Programm, App oder Vorlage?

Gerade am Anfang arbeiten viele Selbstständige mit Word- oder Excel-Vorlagen. Das kann funktionieren, ist aber fehleranfälliger, kostet mehr Zeit und bietet oft keine gute Übersicht über offene Posten. Eine Rechnung erstellen – kostenlos geht das mit eigenen Vorlagen oder den Gratis-Tarifen einiger Anbieter. Hier ein kurzer Vergleich gängiger Optionen (Preise netto, Stand 11.10.2026):

Checkliste: Vor dem Absenden prüfen

Bevor Sie auf „Senden“ drücken, lohnt sich ein kurzer Check. Haben Sie alles?

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