E-Rechnung 2027 für Selbstständige

Das Wichtigste in Kürze

Seit 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; ein E-Mail-Postfach genügt technisch für den Empfang.
Ab 1. Januar 2027 müssen Rechnungsaussteller mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz bei inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen.
Unternehmen bis 800.000 € Vorjahresumsatz können für 2027 noch die Übergangsregel nutzen; ab 2028 endet diese umsatzabhängige Ausnahme.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.
Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung. Übliche zulässige Formate sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL.

2027

Ausstellungspflicht für Unternehmen über 800.000 € Vorjahresumsatz

2028

Ende der allgemeinen Übergangsregel für kleinere Unternehmen

8 Jahre

umsatzsteuerliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen

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Prüfen Sie vor dem Jahreswechsel, ob Ihr Rechnungsprogramm strukturierte Daten erzeugt, eingehende E-Rechnungen lesbar macht und das Originalformat unverändert archiviert.

Zeitplan

E-Rechnung: Welche Fristen gelten 2027?

Die E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze wird stufenweise eingeführt. Entscheidend ist, ob eine Rechnung zwischen inländischen Unternehmen ausgestellt wird, wie hoch der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Vorjahr war und ob eine gesetzliche Ausnahme greift.

Zeitraum	Was gilt?	Für wen?
Seit 1. Januar 2025	E-Rechnungen empfangen können	Grundsätzlich alle inländischen Unternehmen, auch Kleinunternehmer
Bis 31. Dezember 2026	Papier oder anderes elektronisches Format weiterhin möglich; elektronisch grundsätzlich mit Zustimmung des Empfängers	Alle Rechnungsaussteller im Rahmen der Übergangsregel
1. Januar bis 31. Dezember 2027	E-Rechnung grundsätzlich Pflicht; Übergang bleibt bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz möglich	Inländische B2B-Rechnungen
Ab 1. Januar 2028	Allgemeine umsatzabhängige Übergangsregel endet	Inländische B2B-Rechnungen, soweit keine dauerhafte Ausnahme gilt

Wichtig für 2027: Für die Umsatzgrenze zählt der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Kalenderjahr 2026. Liegt er über 800.000 €, greift die Ausstellungspflicht grundsätzlich ab 1. Januar 2027.

Schnelltest

Müssen Sie 2027 E-Rechnungen ausstellen?

Ist der Kunde Unternehmer? Bei Rechnungen an Privatpersonen greift die umsatzsteuerliche B2B-E-Rechnungspflicht nicht.
Sind beide Unternehmen im Inland ansässig? Die hier beschriebene Pflicht betrifft inländische Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Bei Auslandsfällen gelten andere Regeln.
Greift eine dauerhafte Ausnahme? Dazu gehören insbesondere Leistungen von Kleinunternehmern, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise.
Lag Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €? Dann müssen Sie die betroffenen B2B-Rechnungen ab 2027 grundsätzlich als E-Rechnung ausstellen.
Lag Ihr Gesamtumsatz bei höchstens 800.000 €? Dann können Sie 2027 noch die Übergangsregel nutzen. Die technische Umstellung vor 2028 ist trotzdem sinnvoll.

Formate

PDF, XRechnung oder ZUGFeRD: Was gilt als E-Rechnung?

Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein per E-Mail verschicktes PDF erfüllt diese Voraussetzung allein nicht.

XML

XRechnungEin strukturierter XML-Datensatz. Er ist maschinenlesbar und wird häufig im öffentlichen Auftragswesen verwendet.

PDF

ZUGFeRDEin hybrides PDF mit eingebettetem XML-Datensatz. Ab Version 2.0.1 erfüllt es grundsätzlich die Anforderungen; ausgenommen sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Merksatz: Sichtbar wie ein PDF reicht nicht. Die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Datenteil enthalten sein.

Ausnahmen

Wann ist keine E-Rechnung vorgeschrieben?

Auch nach Ablauf der Übergangsfristen bleiben bestimmte Fälle von der umsatzsteuerlichen Ausstellungspflicht ausgenommen:

Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto
Fahrausweise, die als Rechnung gelten
Leistungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG
bestimmte steuerfreie Umsätze und weitere gesetzlich geregelte Sonderfälle

Eine freiwillige E-Rechnung kann trotzdem sinnvoll sein. Bei öffentlichen Auftraggebern können außerdem eigene E-Rechnungsvorgaben gelten, die unabhängig von den B2B-Übergangsregeln geprüft werden müssen.

Kleinunternehmer

Was gilt für Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen für ihre Leistungen keine E-Rechnungen ausstellen. Sie müssen seit 2025 jedoch E-Rechnungen empfangen können. Dafür reicht grundsätzlich ein E-Mail-Postfach; für Prüfung, Lesbarkeit und Ablage ist eine geeignete Software in der Praxis hilfreicher.

Wechselt ein Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, kann ab diesem Zeitpunkt unter den übrigen Voraussetzungen auch die Ausstellungspflicht greifen. Mehr zur Einordnung finden Sie im Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung.

Praxis

E-Rechnungen empfangen, prüfen und bezahlen

Zentrale Empfangsadresse festlegen: Richten Sie eine eindeutige E-Mail-Adresse oder einen definierten Eingangskanal für Rechnungen ein.
Strukturdaten sichtbar machen: Nutzen Sie eine Software oder einen Viewer, der XML-Inhalte verständlich darstellt.
Rechnung sachlich prüfen: Kontrollieren Sie Absender, Leistung, Beträge, Umsatzsteuer und Zahlungsdaten wie bei jeder anderen Rechnung.
Zahlungsdaten abgleichen: Stimmen Sie IBAN und Empfängername sorgfältig mit Vertrag oder Stammdaten ab, bevor Sie zahlen.
Original unverändert ablegen: Bewahren Sie den strukturierten Datensatz auf; ein Ausdruck oder Screenshot ersetzt die elektronische Originaldatei nicht.

Aufbewahrung

Wie müssen E-Rechnungen archiviert werden?

Ein- und ausgehende Rechnungen sind für Zwecke der Umsatzsteuer grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Bei E-Rechnungen muss insbesondere der strukturierte Teil im ursprünglichen Format erhalten bleiben.

Beispiel: Eine im September 2026 ausgestellte Rechnung ist grundsätzlich bis mindestens 31. Dezember 2034 aufzubewahren. Abweichende längere Fristen können gelten, wenn Unterlagen für noch offene steuerliche Sachverhalte relevant bleiben.

Umstellung

Checkliste: Was Sie bis Ende 2026 erledigen sollten

E-Rechnungs-Checkliste

Gesamtumsatz 2026 und möglichen Pflichtbeginn ermitteln
B2B-, B2C- und Auslandskunden im Kundenstamm kennzeichnen
Rechnungssoftware auf XRechnung und geeignetes ZUGFeRD-Profil prüfen
Empfang, Visualisierung und Prüfprozess mit Testdatei erproben
Pflichtfelder und Kundendaten in der Software vervollständigen
Elektronische Archivierung des Originalformats sicherstellen
Steuerberatung und Mitarbeitende über den neuen Ablauf informieren

Quellen

Offizielle Grundlagen

Hinweis: Der Artikel erläutert die allgemeinen Regeln und ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Bei Auslandssachverhalten, Gutschriften, Organschaften oder besonderen steuerfreien Umsätzen sollte der Einzelfall geprüft werden.

FAQ

Häufige Fragen zur E-Rechnung 2027

Wer muss ab 2027 E-Rechnungen ausstellen?+

Ab 1. Januar 2027 müssen Rechnungsaussteller mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr bei inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?+

Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind für ihre Leistungen von der Ausstellungspflicht ausgenommen. Sie müssen E-Rechnungen aber empfangen können.

Ist eine PDF-Datei eine E-Rechnung?+

Nein. Ein einfaches PDF enthält keinen strukturierten Datensatz und gilt deshalb nicht als E-Rechnung. Geeignete Formate sind zum Beispiel XRechnung und ZUGFeRD mit einem zulässigen Profil.

Wie kann ich E-Rechnungen empfangen?+

Für den technischen Empfang genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Zusätzlich sollte ein Prozess für Visualisierung, Prüfung und unveränderte elektronische Aufbewahrung eingerichtet werden.

Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?+

Ein- und ausgehende Rechnungen müssen für Zwecke der Umsatzsteuer grundsätzlich acht Jahre aufbewahrt werden. Bei E-Rechnungen ist insbesondere der strukturierte Datensatz im ursprünglichen Format zu erhalten.

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