BWA: Betriebs­wirtschaftliche Auswertung lesen, verstehen & erstellen

Was ist eine BWA?

Die Abkürzung BWA steht für betriebswirtschaftliche Auswertung. Gemeint ist eine kurze Übersicht, die aus den Daten der laufenden Buchhaltung erzeugt wird. Sie fasst zusammen, wie viel Umsatz Sie in einem Monat gemacht haben, welche Kosten angefallen sind und welches vorläufige Ergebnis daraus entsteht. Die BWA ist damit so etwas wie ein Zwischenzeugnis für Ihr Unternehmen.

Die BWA ist eine Auswertung und kein amtliches Formular. Sie wird weder beim Finanzamt eingereicht noch nach festen gesetzlichen Vorgaben erstellt. Weit verbreitet ist die DATEV-BWA, mit der viele Steuerkanzleien arbeiten. Buchhaltungsprogramme wie Lexware Office oder sevdesk erzeugen eine BWA nach einem ähnlichen Schema.

Das Ergebnis der BWA heißt ausdrücklich „vorläufiges Ergebnis“. Abschreibungen, Abgrenzungen, Bestände oder Privatanteile werden unterjährig oft nur geschätzt oder erst zum Jahresende gebucht. Den endgültigen Gewinn ermittelt erst die Einnahmenüberschussrechnung oder der Jahresabschluss.

Wofür brauchen Selbstständige eine BWA?

Viele Selbstständige bekommen die BWA monatlich vom Steuerberater als betriebswirtschaftliche Auswertung im DATEV-Format und legen sie ungelesen ab. Dabei beantwortet die betriebswirtschaftliche Auswertung genau die Fragen, die im Alltag zählen:

• Verdiene ich gerade Geld? Das Betriebsergebnis zeigt, ob nach allen laufenden Kosten etwas übrig bleibt.
• Wohin fließt das Geld? Die Kostenarten zeigen, ob Personal, Miete, Fahrzeug oder Werbung aus dem Ruder laufen.
• Wie entwickelt sich das Jahr? Die kumulierten Werte und der Vorjahresvergleich zeigen Trends, die in einem einzelnen Monat untergehen.
• Wie viel Steuer muss ich zurücklegen? Aus dem vorläufigen Ergebnis lässt sich grob abschätzen, wie hoch die Einkommensteuer ausfallen wird. Die Einkommensteuer ist keine Betriebsausgabe und taucht bei Einzelunternehmern deshalb nicht als Kosten auf.
• Was sagt die Bank? Für Kredite, Kontokorrentrahmen oder Förderprogramme verlangen Banken üblicherweise aktuelle BWAs.

Aufbau der BWA: die Zeilen der kurzfristigen Erfolgsrechnung

Die betriebswirtschaftliche Auswertung nach dem DATEV-Standard (BWA-Form 01) besteht aus mehreren Teil-Auswertungen. Am wichtigsten ist die kurzfristige Erfolgsrechnung. Dazu kommen die Bewegungsbilanz, die Mittelherkunft und Mittelverwendung zeigt, und die statische Liquidität, die flüssige Mittel und kurzfristige Verbindlichkeiten gegenüberstellt. Die kurzfristige Erfolgsrechnung ist von oben nach unten aufgebaut: Von der Leistung werden Schritt für Schritt Kosten abgezogen.

Die Zeilen der BWA im Überblick

Neben dem Monatswert zeigt die DATEV-BWA meist auch den kumulierten Wert seit Jahresbeginn und Prozentangaben, zum Beispiel jede Kostenart im Verhältnis zur Gesamtleistung. Viele Kanzleien liefern zusätzlich einen Vorjahresvergleich. Für Branchen mit Besonderheiten und für Einnahmen-Ausgaben-Rechner gibt es eigene BWA-Formen.

BWA lesen und verstehen in 6 Schritten

Eine BWA richtig lesen dauert mit etwas Übung zehn Minuten. Gehen Sie immer in derselben Reihenfolge vor:

1. Zeitraum prüfen: Welcher Monat ist ausgewertet, und sind alle Belege dieses Monats gebucht? Eine BWA mit fehlenden Rechnungen zeigt ein falsches Bild.
2. Gesamtleistung ansehen: Liegt der Umsatz im erwarteten Rahmen? Vergleichen Sie mit Vormonat, Vorjahresmonat und Ihrer Planung.
3. Rohertrag bewerten: Wie viel bleibt nach Material, Waren und Fremdleistungen übrig? Eine sinkende Rohertragsquote deutet auf steigende Einkaufspreise oder zu niedrige Verkaufspreise hin.
4. Kostenarten durchgehen: Welche Kosten sind im Verhältnis zur Gesamtleistung auffällig gestiegen? Einmalige Ausgaben wie eine Jahresversicherung verzerren einzelne Monate.
5. Betriebsergebnis und vorläufiges Ergebnis prüfen: Ist das Ergebnis positiv? Reicht es für Lebenshaltung, Rücklagen und Steuern?
6. Kumuliert und im Vorjahresvergleich lesen: Einzelne Monate schwanken. Aussagekräftig ist die Entwicklung seit Jahresbeginn.

Die wichtigsten Kennzahlen aus der BWA

Aus den Zeilen der BWA lassen sich einfache Kennzahlen bilden. Sie helfen beim BWA lesen und verstehen mehr als jede einzelne Zahl:

• Rohertragsquote: Rohertrag geteilt durch Gesamtleistung. Sie zeigt, wie viel von jedem Euro Umsatz nach dem Wareneinsatz bleibt.
• Personalkostenquote: Personalkosten geteilt durch Gesamtleistung. Bei Dienstleistern ist sie oft der größte Kostenblock.
• Kostenquote gesamt: Gesamtkosten geteilt durch Gesamtleistung.
• Umsatzrendite: Betriebsergebnis geteilt durch Gesamtleistung. Sie zeigt, wie profitabel das laufende Geschäft ist.

BWA Beispiel: Monats-BWA einer Designagentur

Wie sieht eine BWA aus? Das folgende Beispiel zeigt eine vereinfachte betriebswirtschaftliche Auswertung für den Monat März 2026. Die Zahlen sind ausgedacht und gehören zu einer kleinen Designagentur mit zwei Angestellten, die als Einzelunternehmen geführt wird und der Regelbesteuerung unterliegt. Zeilen ohne Werte sind weggelassen.

Kurzfristige Erfolgsrechnung März 2026

So lesen Sie das Beispiel: Von 18.400 € Umsatz bleiben nach eingekauften Druck- und Fremdleistungen 16.100 € Rohertrag, das ist eine Rohertragsquote von 87,5 %. Der größte Kostenblock sind die Personalkosten mit 33,7 % der Gesamtleistung. Insgesamt verbrauchen die Kosten 57,1 %, das Betriebsergebnis liegt bei 5.750 € und damit bei 31,2 % der Gesamtleistung.

Die Zeile „Steuern Einkommen u. Ertrag“ bleibt im Beispiel leer. Die Einkommensteuer zahlt der Inhaber privat. Das vorläufige Ergebnis von 11.820 € im ersten Quartal ist deshalb nicht das, was am Ende übrig bleibt: Ein Teil davon gehört als Rücklage für die Einkommensteuer zur Seite, ein Teil wird für Privatentnahmen und Vorsorge gebraucht.

BWA erstellen: selbst, mit Software oder vom Steuerberater

Wer darf eine BWA erstellen? Für den eigenen Betrieb dürfen Sie selbst buchen und Auswertungen erstellen. Das Steuerberatungsgesetz schränkt nur die geschäftsmäßige Hilfe in Steuersachen für andere ein. In der Praxis gibt es drei Wege zur BWA:

BWA selbst erstellen: so geht es

1. Belege vollständig buchen: Alle Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Kontoauszüge und Barbelege des Monats.
2. Kontenrahmen nutzen: Jede Buchung einem Konto zuordnen, zum Beispiel nach SKR 03 oder SKR 04. Die Software ordnet die Konten den BWA-Zeilen zu.
3. Regelmäßige Kosten verteilen: Jahresbeiträge oder Versicherungen am besten anteilig auf die Monate verteilen, damit einzelne Monate nicht verzerrt werden.
4. Auswertung abrufen: In der Software die BWA für den Monat erzeugen und mit Vormonat und Vorjahr vergleichen.
5. Plausibilität prüfen: Stimmen Umsatz und Bankbewegungen grob überein? Fehlen typische Kosten wie Miete oder Gehälter?

Was kostet eine BWA vom Steuerberater?

Eine eigene Gebühr nur für die BWA sieht die Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) nicht vor. Abgerechnet wird die Buchführung: Für die Buchführung einschließlich Kontieren der Belege beträgt die Monatsgebühr nach § 33 Abs. 1 StBVV 2/10 bis 12/10 einer vollen Gebühr nach Tabelle C, deren Gegenstandswert sich nach § 33 Abs. 6 StBVV richtet: Bei Bilanzierern zählt der höhere Betrag aus Jahresumsatz und Aufwand, bei einer EÜR der höhere Betrag aus Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben. Sonstige Tätigkeiten rund um die Buchführung werden nach Zeitgebühr abgerechnet, die nach § 13 StBVV 16,50 bis 41 € je angefangene Viertelstunde beträgt. Steuerberater und Mandant können in Textform auch eine höhere oder niedrigere Vergütung vereinbaren (§ 4 StBVV). Fragen Sie deshalb vorab nach einem schriftlichen Angebot.

BWA für Einnahmenüberschussrechner und Kleinunternehmer

Die meisten Freiberufler und kleinen Gewerbetreibenden ermitteln ihren Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung. Für sie gilt das Zufluss-Abfluss-Prinzip nach § 11 EStG: Einnahmen zählen in dem Jahr, in dem sie zugeflossen sind, Ausgaben in dem Jahr, in dem sie geleistet wurden. Eine BWA für Einnahmenüberschussrechner ist an dieses Prinzip angelehnt. Je nach Software werden Umsätze zunächst nach Leistungsdatum gezeigt und dann auf die Zahlungen übergeleitet. DATEV hat dafür eine eigene Einnahmen-Ausgaben-BWA.

Bilanzieren müssen Kaufleute, die die Grenzen von § 241a HGB überschreiten, und Gewerbetreibende, die das Finanzamt nach § 141 AO zur Buchführung auffordert. Maßgeblich sind jeweils 800.000 € Umsatz und 80.000 € Gewinn. GmbH und UG bilanzieren immer. Für Freiberufler gelten diese Grenzen nicht.

Brauchen Kleinunternehmer eine BWA?

Nein, Pflicht ist sie auch für Kleinunternehmer nicht. Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG gilt, wenn der Umsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet. Gerade in der Nähe dieser Grenzen ist eine monatliche Übersicht aber nützlich: Die kumulierten Umsatzerlöse in der BWA zeigen früh, ob Sie die Grenze im laufenden Jahr erreichen. Viele Buchhaltungsprogramme erzeugen die BWA ohnehin automatisch, sobald die Belege gebucht sind.

BWA, GuV, Bilanz und Summen- und Saldenliste: die Unterschiede

Ist eine BWA eine Gewinn- und Verlustrechnung? Nicht ganz. Die BWA ähnelt der GuV, ist aber unterjährig, vorläufig und nicht gesetzlich geregelt. Die GuV ist nach § 242 HGB zusammen mit der Bilanz Teil des Jahresabschlusses.

Die Summen- und Saldenliste ist die Grundlage der BWA: Sie listet jedes bebuchte Konto einzeln auf. Die BWA fasst diese Konten zu wenigen Zeilen zusammen. Wer eine Zahl in der BWA nicht versteht, findet in der SuSa, welche Konten dahinterstecken.

BWA für Bank und Kredit

Wenn Sie als Selbstständiger einen Kredit oder einen Kontokorrentrahmen beantragen, gehört die BWA fast immer zu den Unterlagen. Banken wollen damit sehen, wie sich das Geschäft im laufenden Jahr entwickelt, denn der letzte Jahresabschluss oder die letzte EÜR ist oft schon viele Monate alt. Ab größeren Kreditsummen ist die Offenlegung der wirtschaftlichen Verhältnisse für Banken nach § 18 KWG sogar gesetzlich vorgeschrieben.

Üblicherweise verlangt werden:

• aktuelle BWA, in Checklisten für Bankgespräche oft mit Vorjahresvergleich und nicht älter als drei Monate,
• Summen- und Saldenliste zum gleichen Stichtag,
• Jahresabschlüsse oder EÜR und Steuerbescheide der letzten Jahre,
• bei Gründern zusätzlich Businessplan und Finanzplanung.

Wer noch keine BWA hat, etwa weil das Unternehmen gerade erst gegründet wurde, bekommt den klassischen Bankkredit oft nur mit Businessplan und Sicherheiten. Welche Finanzierungswege dann infrage kommen, lesen Sie im Ratgeber Kredit für Selbstständige.

Typische Fehler bei der BWA

Diese sechs Fehler machen die BWA unbrauchbar oder führen zu falschen Entscheidungen:

Checkliste: BWA prüfen

Acht Fragen, die Sie jeder monatlichen BWA stellen sollten:

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